А н а л і з обліково-статистичної роботи за 12 місяців 2018 року

А н а л і з

 обліково-статистичної роботи

Ківерцівського районного суду   Волинської області

за 2018 рік

З метою проведення аналітичної роботи та об’єктивності показників статистичних звітів за 2018 ріку, відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів», на виконання плану роботи суду проаналізовано стан організації ведення обліково-статистичної роботи в Ківерцівському районному суді Волинської області, вжито ряд організаційних та практичних заходів, спрямованих на покращення статистичної роботи щодо первинного обліку справ та матеріалів, правильності складання статистичних звітів, достовірності показників та вчасного подання їх до територіального управління.

Аналіз проведено на підставі обліково-статистичних карток (ОСК) на кримінальні, цивільні, адміністративні справи та матеріали, а також справи про адміністративні правопорушення, які містяться в АСДС КП «Д-3», карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальне провадження (справу) та інших документів первинного обліку справ та матеріалів, що надійшли на розгляд до суду за 12 місяців 2018 року. 

Діловодство в суді ведеться відповідно до вимог «Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних  судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ» (зі змінами та доповненнями), затвердженої наказом Державної судової адміністрації України  від 17 грудня 2013 року № 173; «Інструкції щодо  формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження», затвердженої наказом  Державної судової адміністрації України від 05.12.2013 року № 169;  «Інструкцією щодо заповнення статистичної картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу» із внесеними змінами згідно з наказами Державної судової адміністрації  N 4 від 14.01.2005 р., N 87 від 22.08.2007 р. № 23 від 20.02.2012 р., яка частково втратила чинність крім положень заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу, за нормами  Кримінально-процесуального кодексу України (1960) року згідно з наказом Державної судової адміністрації України  від 5 грудня 2013 року N 169); «Інструкції щодо заповнення форми картки обліку сум шкоди, завданої злочином», затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 17 лютого 2005 року N 21; «Інструкції щодо  заповнення і подання форми звітності N 1-Л "Звіт судів першої інстанції про стан розгляду справ про злочини, передбачені статтями 209, 2091, 306 КК України" затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 29 квітня 2009 року N 51; Постановами колегій, наказами, інструкціями та рекомендаціями Державної судової адміністрації України та територіального управління, іншими нормативно-правовими актами.

З 01.01.2011 року в суді запроваджено автоматизовану систему документообігу. Відповідно до вимог  Положення про автоматизовану систему документообігу, затвердженого Рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 року (зі змінами та доповненнями)  та з метою належного функціонування автоматизованої системи наказом керівника апарату суду N 01-06.03 від 04.01.2011 року проведено розподіл обов’язків між працівниками канцелярії, закріплено впровадження та застосування автоматизованої системи електронного документообігу та супровід по категоріях справ, визначено права користувачів цієї системи. З 27 лютого 2012 року в суді здійснено перехід із КП «ДЗС» на КП «Д-3».

Електронні копії судових рішень, засвідчені ЕЦП, з 01.01.2015 року направлялись   до Єдиного державного реєстру судових рішень відповідно до Переліку   судових рішень, які підлягають включенню до ЄДРСР згідно постанови КМУ  від 25 травня 2006 р. N 740 (зі змінами та доповненнями), крім судових рішень у справах про усиновлення та ухвал слідчих суддів, постановлених під час здійснення судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні.

Головою суду  постійно ведеться контроль щодо кількості  надісланих до ЄДРСР копій судових рішень та щоквартально до ТУ ДСА України в Волинській області керівником апарату подається інформація у вигляді таблиці про вжиті Ківерцівським районним судом Волинської області заходи на виконання постанови Кабінету Міністрів України від 25.05.06 № 740 в частині скерування копій судових рішень на адресу інформаційно-технічного адміністратора Реєстру, згідно Переліку, затвердженого рішенням Ради суддів України  від 17.02.2012 № 4 (зі змінами та доповненнями),  постановлених (ухвалених) за І та ІІ  квартал  2016 року.

Керівником апарату Некритюк В.О. ведеться контроль щодо дотримання термінів скерування інформаційної картки на особу у кримінальному провадженні до Єдиного реєстру досудових розслідувань у ввіреному суді,  відповідно до затвердженого спільного наказу Генеральної прокуратури України  та ДСА України  № 82/108 від 14.08.2014 року. 

Вивчення стану обліково-статистичної роботи в суді показало, що мають місце недоліки в роботі канцелярій суду, секретарів судових засідань та інших відповідальних працівників за відображення даних в АСДС КП «Д-3»,  так і роботі самої комп’ютерної програми «Д-3».  Зокрема, по сьогоднішній день, попри вжиті заходи, надалі зустрічається неповне заповнення усієї інформації у інформаційно-обліковій картці на кримінальну справу, зокрема:  неповне відображення результатів розгляду справи під час підготовчого розгляду справи; не у всіх картках були відомості про потерпілих осіб. В картках на справу про розгляд справ в порядку цивільного судочинства не у всіх випадках присутня сума присуджена до стягнення та ціна позову, не у всіх картках відображена сума в іноземній валюті, якщо така пред′являється в позовних вимогах.

 Слід зазначити, що помічниками суддів до сьогоднішнього дня допускаються помилки при складанні картки на особу, стосовно якої розглянуто матеріали кримінального провадження та картки обліку сум шкоди завданої злочином. Продовжує мати місце недостатнє знання деяких працівників апарату суду Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої наказом ДСА України від 17 грудня 2013 року № 173, а також Інструкцій  щодо заповнення статистичної картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження. Зокрема, при  заповненні картки помічники  допускають помилки при  визначенні призначеного покарання (п.16),  найчастіше, якщо при призначенні покарання судом застосовується ч.4 ст. 70, ст.. 71 КК України. Також іноді зустрічаються помилки при визначенні судимості  підсудного (п.п. 8, 9, 10), при визначенні роду заняття (п.п. 3).

В інформаційно-облікових картках на цивільну справу не завжди в картці відмічено, що судом виносилась ухвала про усунення недоліків, зустрічаються випадки  суми позову які присуджені до стягнення та стягнені за судовим рішенням. 

В Ківерцівському районному суді постійно тримаються на контролі роз’яснення та пропозиції ДСА України та ТУ ДСА в Волинській області щодо належного та правильного оформлення складання державних статистичних звітів по кожній формі  та ведення первинного обліку.

  В суді значна увага приділяється ознайомленню працівників апарату суду зі змінами в законодавчих актах України. В зв’язку з цим,  керівником апарату чи його заступником  постійно на виробничому навчанні доводиться до відома  працівників апарату суду про зміни, які відбулися в чинному законодавстві з посиланням на джерело їх офіційного опублікування.

Керівником апарату та заступником керівника апарату постійно працівникам апарату суду на оперативних нарадах  наголошується на  необхідності знань всіх інструкцій та методичних рекомендацій, особливо на знання інструкції користувача "UserGuideCP D-3"(оновлених, у зв’язку з випуском версії 3.17 КП "Д-3"), розміщених за шляхом: "Мій комп’ютер" - "Диск С" - "Папка D-3" - "Папка Client" - "Папка Documents".

Протягом 2018 року подавалися: звіт форми №1-мзс « Звіт місцевих судів про розгляд судових справ»; звіт форми звіт форми № 1-Л «Звіт судів першої інстанції про стан розгляду  справ про злочини, передбачені статтями 209, 209-1, 306 КК України» та звіт форми № 10 «Звіт про справляння, звільнення від сплати та повернення судового збору в місцевих та апеляційних судах»; проблемних питань щодо даних звітів  не було.

Слід також зазначити, що наказом Державної судової адміністрації від 23 червня 2018 року № 325 «Про затвердження річних форм звітів щодо здійснення правосуддя місцевими та апеляційними  судами»  визнано такими, що втратили чинність, накази Державної судової адміністтрації: від 05.06.2006 № 55 "Про затвердження форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ і матеріалів та Інструкції щодо їх заповнення і подання", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 20 червня 2006 року за № 724/12598, із змінами і доповненнями, внесеними наказами Державної судової адміністрації України; від 20.02.2008 № 15 "Про внесення змін і доповнень до наказу Державної судової адміністрації України від 5 червня 2006 року № 55" зареєстровано в Міністерстві юстиції України 28 березня 2008 року за №263/14954; від 01.06.2009 № 63 "Про внесення змін до наказу Державної судової адміністрації України від 5 червня 2006 року № 55" зареєстровано в Міністерстві юстиції України 23 червня 2009 року за № 557/16573; від 25.05.2011 № 95 "Про внесення змін до наказу Державної судової адміністрації України від 5 червня 2006 року № 55"; від 02.07.2012 № 73 "Про внесення змін до наказу Державної судової адміністрації України від 5 червня 2006 року № 55"; від 14.11.2012 № 153 "Про затвердження форм звітності про стан судимості та склад засуджених"; від 21.11.2012 № 158 "Про затвердження форм звітності щодо здійснення місцевими та апеляційними судами кримінального провадження", із змінами і доповненнями внесеними наказом Державної судової адміністрації України; від 25.04.2013 № 61 "Про внесення змін до наказу Державної судової адміністрації України від 5 червня 2006 року № 55"; від 20.06.2013 № 88 "Про затвердження форм звітності щодо здійснення місцевими та апеляційними судами господарського судочинства"; від 24.04.2014 № 50 "Про внесення змін до наказу Державної судової адміністрації України від 5 червня 2006 року № 55"; від 24.04.2014 № 52 "Про внесення змін до форми звіту № 1-1 "Звіт судів першої інстанції про розгляд матеріалів кримінального провадження".          

 З огляду на вищевикладене, звіти за перше півріччя 2018 року за формою 1, 1-1, 2-ц, 2-а, 3, 4 - судом не подавались.             

Згідно затвердженого ТУ ДСАУ в Волинській області  графіку, судом  було подано в електронному вигляді, за допомогою АСДС КП «Д-3»,   відомчі звіти про стан здійснення правосуддя місцевими загальними судами Волинської області за 12 місяців 2018 року  за формами: 1-к, 1-а, 1-ц, 1-мзс, 1-Л,  6-8, 10.

            Проте, шаблони вищезазначених звітів були недосконалими, тому з невідомих причин, у відповідні графи звітів чомусь не потрапляла інформація, яка уже фактично  містилась в обліково-статистичних картах (ОСК) по справі.

            Так, наприклад в звіті форми 1-мзс в графу  7  розділу 1 не потрапляли справи з індексом 1, 2, які станом на кінець звітного періоду не розглянуті, в тому числі в залишку понад 1 рік. Хоча, в звіті форми 1-мзс за 1-3 квартал 2018 року такі справи відображались. 

            З огляду на викладене та з метою вдосконалення організації обліково-статистичної роботи, поліпшення якості підготовки звітів вважаємо за доцільне :

продовжувати контроль за веденням діловодства в суді, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, повноті заповнення документів первинного обліку, в тому числі наповненні автоматизованої системи документообігу суду.

проводити перевірку  обліково-статистичних карток усіх проваджень (справ та матеріалів) за попередній місяць шляхом здійснення витягу даних у вигляді реєстрів із КП «Д-3»  використовуючи Інструкцію з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді АРК та Вищому спеціалізованому суду України  з розгляду цивільних і кримінальних справ; Інструкцію щодо заповнення форми картки обліку сум шкоди, завданої злочином, затверджену  наказом ДСА України від 17.02.2005 року № 21; Класифікатор категорій адміністративних справ та Методичні роз’яснення щодо його застосування; Інструкцію щодо формування картки на особу, стосовно якої судом  розглянуто матеріали  кримінального провадження; та усі можливі інструктивні та методичні матеріали щодо заповнення ОСК, які розміщені на диску «С».

перевіряти наявність у КП «Д-3» оновлених шаблонів та автоматичних умов  логічного контролю до звітів, у разі відсутності – здійснювати  необхідні дії для їх оновлення.

у разі виявлення статкарток, які викликають помилки у звітах, вживати заходів щодо їх усунення, повторно сформувати звіт та перевірити його на наявність помилок застосувавши функцію «перевірка звіту» у КП «Д-3»  (автоматичні УЛК).     

проводити виробничі навчання не лише з працівниками апарату суду, які займаються  питанням судової статистики, а й  з помічниками суддів та секретарями судових засідань. Даним працівникам рекомендовано приділяти увагу щодо вивчень нових положень Кримінального кодексу України, Кримінально-процесуального кодексу України, Цивільного кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, знання яких суттєво впливає на якість підготовки звітів, а також положень Закону України „Про судоустрій і статус суддів".

аналізувати стан обліково – статистичної роботи Ківерцівського районного суду Волинської області після кожного звітного періоду.