Аналіз обліково-статистичної роботи Ківерцівського районного суду Волинської області за 2023 рік

А н а л і з

 обліково-статистичної роботи

Ківерцівського районного суду   Волинської області

за 2023 рік            

З метою проведення аналітичної роботи та об’єктивності показників статистичних звітів за 2023 ріку, відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів», на виконання плану роботи суду проаналізовано стан організації ведення обліково-статистичної роботи в Ківерцівському районному суді Волинської області, вжито ряд організаційних та практичних заходів, спрямованих на покращення статистичної роботи щодо первинного обліку справ та матеріалів, правильності складання статистичних звітів, достовірності показників та вчасного подання їх до територіального управління.

Аналіз проведено на підставі обліково-статистичних карток (ОСК) на кримінальні, цивільні, адміністративні справи та матеріали, а також справи про адміністративні правопорушення, які містяться в АСДС КП «Д-3», карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальне провадження (справу) та інших документів первинного обліку справ та матеріалів, що надійшли на розгляд до суду за 12 місяців 2023 року. 
            Організація обліково-статистичної роботи в суді регламентується: Інструкцією з діловодства в місцевих та апеляційних судах України» (зі змінами та доповненнями), затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 17.10.2023 № 485; Положенням про автоматизовану систему документообігу суду; Засадами використання автоматизованої системи документообігу Ківерцівського районного суду Волинської області; «Інструкцією щодо  формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження», затвердженої наказом  Державної судової адміністрації України від 05.12.2013 року № 169;  «Інструкцією щодо заповнення статистичної картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу» із внесеними змінами згідно з наказами Державної судової адміністрації  N 4 від 14.01.2005 р., N 87 від 22.08.2007 р. № 23 від 20.02.2012 р., яка частково втратила чинність крім положень заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу, за нормами  Кримінально-процесуального кодексу України (1960) року згідно з наказом Державної судової адміністрації України  від 5 грудня 2013 року N 169); Постановами колегій, наказами, інструкціями та рекомендаціями Державної судової адміністрації України та територіального управління, іншими нормативно-правовими актами.

Основними завданнями обліково-статистичної роботи у суді  є: здійснення повного та всебічного обліку та аналізу руху справ та результатів їх розгляду, формування та аналіз статистичної та аналітичної інформації, забезпечення об’єктивності, оперативності та цілісності інформації щодо діяльності суду.

Діяльність суду протягом 2023 року здійснювалась відповідно до плану роботи Ківерцівського районного суду Волинської області на 2023 рік, затвердженого головою суду.

По мірі необхідності керівником апарату  суду чи його заступником проводяться оперативні наради з працівниками апарату суду, на яких обговорюються  зміни  до чинного законодавства, інструкції, роз‘яснення та різні  інформаційні листи, які направляються на адресу суду,  та які необхідні  для використання в роботі.

За результатами проведених оперативних нарад складено протоколи за підписом головуючого та секретаря.

З 01.01.2011 року в суді запроваджено автоматизовану систему документообігу. Відповідно до вимог  Положення про автоматизовану систему документообігу, затвердженого Рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 року (зі змінами та доповненнями)  та з метою належного функціонування автоматизованої системи наказом керівника апарату суду N 01-06.03 від 04.01.2011 року проведено розподіл обов’язків між працівниками канцелярії, закріплено впровадження та застосування автоматизованої системи електронного документообігу та супровід по категоріях справ, визначено права користувачів цієї системи. З 27 лютого 2012 року в суді здійснено перехід із КП «ДЗС» на КП «Д-3».

Електронні копії судових рішень, засвідчені ЕЦП, з 01.01.2015 року направлялись   до Єдиного державного реєстру судових рішень відповідно до Переліку   судових рішень, які підлягають включенню до ЄДРСР згідно постанови КМУ  від 25 травня 2006 р. N 740 (зі змінами та доповненнями), крім судових рішень у справах про усиновлення та ухвал слідчих суддів, постановлених під час здійснення судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні.

Головою суду  постійно ведеться контроль щодо кількості  надісланих до ЄДРСР копій судових рішень та щоквартально до ТУ ДСА України в Волинській області керівником апарату подається інформація у вигляді таблиці про вжиті Ківерцівським районним судом Волинської області заходи на виконання постанови Кабінету Міністрів України від 25.05.06 № 740 в частині скерування копій судових рішень на адресу інформаційно-технічного адміністратора Реєстру.

Керівником апарату Некритюк В.О. ведеться контроль щодо дотримання термінів скерування інформаційної картки на особу у кримінальному провадженні до Єдиного реєстру досудових розслідувань у ввіреному суді,  відповідно до затвердженого спільного наказу Генеральної прокуратури України  та ДСА України  № 82/108 від 14.08.2014 року. 

За 2023 рік  через підсистему «Електронний суд» до Ківерцівського районного  суду Волинської області  надійшло 490 заяв,  скарг, клопотань, заяв  тощо, в т.ч. позовних заяв.  

Проте, в зв’язку з запровадженням даної підсистеми виникла потреба у роздрукуванні матеріалів, що надходять в ній, а  це призводить до збільшення витрат з використання паперу офісного та обсягів заправки картриджів.

Вивчення стану обліково-статистичної роботи в суді показало, що й надалі мають  місце поодинокі недоліки в роботі канцелярій суду, секретарів судових засідань та інших відповідальних працівників за відображення даних в АСДС КП «Д-3».  Зокрема, по сьогоднішній день, попри вжиті заходи, надалі зустрічається неповне заповнення усієї інформації у інформаційно-обліковій картці на кримінальну справу, зокрема:  неповне відображення результатів розгляду справи під час підготовчого розгляду справи. В картках на справу про розгляд справ в порядку цивільного судочинства не у всіх випадках присутня сума присуджена до стягнення та ціна позову, не у всіх картках відображена сума в іноземній валюті, якщо така пред′являється в позовних вимогах. В ОСК на справу про адміністративне правопорушення в типу учасники інколи невірно проставляється «рід заняття».   

 Слід зазначити, що помічниками суддів до сьогоднішнього дня допускаються помилки при складанні картки на особу, стосовно якої розглянуто матеріали кримінального провадження, картки обліку сум шкоди завданої злочином, відомості про потерпілих.

Продовжує мати місце недостатнє знання деяких працівників апарату суду Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої наказом ДСА України від 17.10.2023 № 485;  Інструкцій  щодо заповнення статистичної картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження. Зокрема, при  заповненні картки помічники  допускають помилки при  визначенні призначеного покарання (п.16),  найчастіше, якщо при призначенні покарання судом застосовується ч.4 ст. 70, ст. 71 КК України. Також іноді зустрічаються помилки при визначенні судимості  підсудного (п.п. 8, 9, 10), при визначенні роду заняття (п.п. 3).

В інформаційно-облікових картках на цивільну справу не завжди вірно вказана категорія розгляду справи, також не було вказано дату відкриття провадження  справі. Крім  того, зустрічались  випадки не відображення  суми позову, яка присуджена до стягнення та стягнені за судовим рішенням.  

Проте, в Ківерцівському районному суді постійно тримаються на контролі роз’яснення та пропозиції ДСА України та ТУ ДСА в Волинській області щодо належного та правильного оформлення складання статистичних звітів по кожній формі  та ведення первинного обліку.

Керівником апарату та заступником керівника апарату постійно працівникам апарату суду на оперативних нарадах  наголошується на  необхідності знань всіх інструкцій та методичних рекомендацій, особливо на знання інструкції користувача "UserGuideCP D-3"(оновлених, у зв’язку з випуском версії 3.17 КП "Д-3"), розміщених за шляхом: "Мій комп’ютер" - "Диск С" - "Папка D-3" - "Папка Client" - "Папка Documents".

Протягом 2023 року подавалися квартальні звіти : звіт форми звіт форми № 1-ЄЗ «Оперативний статистичних звіт щодо стану здійснення правосуддя місцевими та апеляційними судами».

Згідно затвердженого ТУ ДСАУ в Волинській області  графіку, судом  було подано в електронному вигляді, за допомогою АСДС КП «Д-3»,  відомчі звіти про стан здійснення правосуддя місцевими загальними судами Волинської області за 12 місяців 2023 року  за формами: 1-к, 1-а, 1-ц, 1-п, 1-мзс, 1-ЛТ, 10, 1-ЄЗ.             

            З огляду на викладене та з метою вдосконалення організації обліково-статистичної роботи, поліпшення якості підготовки звітів вважаємо за доцільне :

• продовжувати здійснювати контроль за веденням діловодства в суді, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, повноті заповнення документів первинного обліку, в тому числі наповненні автоматизованої системи документообігу суду.
• проводити перевірку  обліково-статистичних карток усіх проваджень (справ та матеріалів) за попередній місяць шляхом здійснення витягу даних у вигляді реєстрів із КП «Д-3» використовуючи Інструкцію з діловодства в місцевих та апеляційних судах України» (зі змінами та доповненнями), затвердженої наказом Державної судової адміністрації України  від  17.10.2023 № 485; «Інструкції щодо  формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження», затвердженої наказом  Державної судової адміністрації України від 05.12.2013 року № 169;  та усі можливі інструктивні та методичні матеріали щодо заповнення ОСК, які розміщені на диску «С».
• необхідно перевіряти наявність у КП «Д-3» оновлених шаблонів та автоматичних умов  логічного контролю до звітів, у разі відсутності – здійснювати  необхідні дії для їх оновлення.
• у разі виявлення статкарток, які викликають помилки у звітах, вживати заходів щодо їх усунення, повторно сформувати звіт та перевірити його на наявність помилок застосувавши функцію «перевірка звіту» у КП «Д-3»  (автоматичні УЛК).     
• проводити виробничі навчання (оперативні наради)  не лише з працівниками апарату суду, які займаються  питанням судової статистики, а й  з помічниками суддів та секретарями судових засідань. Даним працівникам рекомендовано приділяти увагу щодо вивчень нових положень Кримінального кодексу України, Кримінально-процесуального кодексу України, Цивільного кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, знання яких суттєво впливає на якість підготовки звітів, а також положень Закону України „Про судоустрій і статус суддів".
• аналізувати стан обліково – статистичної роботи Ківерцівського районного суду Волинської області після кожного звітного періоду. 

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------