Аналіз стану ведення кадрового діловодства в Ківерцівському районному суді Волинської області за 5 місяців 2015 рік

 Аналіз

стану ведення кадрового  діловодства  

 в Ківерцівському  районному суді Волинської області

 за 5 місяців 2015 рік

 На виконання постанови  колегії територіального управління державної судової адміністрації в Волинській області від 04 квітня 2008 року № 1 / 2  Ківерцівським районним судом  проаналізовано стан ведення кадрового діловодства у суді за п’ять місяців 2015 року.

Ведення кадрового діловодства в Ківерцівському  районному суді Волинської області проводиться з дотриманням вимог Конституції України, Законів України «Про судоустрій і статус суддів», «Про державну службу» та інших нормативно-правових актів, що регламентують проходження державної служби в судових органах, Кодексу законів про працю та  Методичних рекомендацій щодо ведення обліку кадрів і кадрового діловодства в місцевих та апеляційних судах загальної юрисдикції, затверджених наказом ДСА України від 02.03.07 № 24.

В суді сформована необхідна нормативна база з питань кадрової роботи. В користуванні є двотомний довідник «Правове регулювання діяльності державних службовців України», довідник з кадрової роботи для керівників та спеціалістів апеляційних та місцевих судів загальної юрисдикції, працює система комплексного інформаційного забезпечення «Ліга Закон», щомісяця  на поштову адресу суду  надходить спеціалізований журнал «Кадровик», а також є доступ до всесвітньої мережі Інтернет. Відповідальні працівники постійно слідкують за новелами та змінами в чинному законодавстві з питань кадрової роботи.

Робота з кадрами суду ведеться згідно плану роботи суду та плану роботи кадрової служби на рік та кожний квартал відповідного року.

Організаційне керівництво роботою кадрової служби  до 20.05.2015 року здійснював керівник апарату суду Щурук Л.С., також на неї покладено обов’язок щодо  ведення кадрового діловодства в частині ведення кадрів щодо суддів. Ведення кадрів щодо працівників апарату суду покладено на заступника керівника апарату Некритюк В.О..

Однак,  відповідними наказами  начальника ТУ ДСАУ в Волинській області  Коцирій Н.В. № 38/02-08 та № 39/02-08  у ввіреному суді 20.05.2015 року відбулись  кадрові зміни. У зв’язку з цим, Щурук Л.С. було призначено в порядку переведення з посади керівника апарату  Ківерцівського районного суду на посаду заступника керівника апарату.  В свою чергу Некритюк В.О. було призначено  в порядку переведення з посади заступника керівника апарату на посаду керівника апарату Ківерцівського районного суду Волинської області.  

Відповідно до штатного розпису на 2015 рік передбачено 29 штатних одиниць. З них 5 суддів, 18 державних службовців, та 6 - працівників суду (2,5 – службовці та 3,5 - робітники). Станом на 01.06.2015 року у Ківерцівському районному суді є дві вакантні посади державних службовців – секретаря судових засідань  та помічника судді. На даний час дані вакантні посади не заповнені, оскільки в основних працівників, що обіймають вищезазначені посади, у липні-серпні місяці поточного року закінчується термін  відпустки по догляду за дитиною до досягнення  3-річного віку.  Таким чином, ці особи  можливо мають намір вийти на роботу, чи в силу певних обставин,  скористатись відпусткою, яка надається відповідно до ст.. 179 КЗпП  України.   

З 20-и державних службовців, які фактично перебувають у трудових відносинах з ввіреним судом,  2-є осіб перебуває у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею трьохрічного віку – це помічник судді Ващук Л.М. та секретар судових засідань Сорока І.Є.. А помічник судді Рудь Р.Г.  13.05.2015 року звернулась в суд з заявою про надання відпустки для догляду за дитиною без збереження  заробітної плати, оскільки дитина потребує домашнього догляду, згідно довідки ЛКК № 149  виданої   Комунальним закладом «Луцької міської дитячої поліклініки».

За кількісним та якісним складом в суді  працює: за статтю - 20 жінок (судді, державні службовців, службовці та робітники, але без урахування осіб, які перебувають у відпустці по догляду за дитиною) та 6 чоловіків (судді, державні службовці та службовець); за віком – до 30 років  6 осіб (державні службовці);  з 30 до 40 років – 17 осіб (судді, державні службовці, службовці та робітники,  в тому числі з урахуванням осіб, які перебувають у відпустці по догляду за дитиною); з 41 до 50 років  -  1 особа (державні службовці); з 51 до 65 років – 6 осіб (судді, службовці та робітники).

За освітою (з врахуванням суддів, державних службовців та службовців, в тому числі  осіб, які перебувають у відпустці по догляду за дитиною)  неповна та базова вища освіта – 6 осіб, повна вища освіта – 22 осіб.

           На кожного державного службовця апарату суду та суддів заведені особові справи, які зберігаються у сейфі. Згідно Порядку  ведення особових справ державних службовців, що затверджений постановою КМУ від 25.05.1998 року № 731, в особовій справі кожного державного службовця містяться такі документи :  особова картка (форма П-2ДС) з відповідними додатками та фотокарткою розміром 4 х 6 сантиметрів;  копії документів про освіту (у тому числі про повну вищу освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації);  медична довідка про стан здоров'я за формою, встановленою МОЗ (у разі проходження особою спеціальної перевірки);декларація про майно, доходи, витрати і зобов'язання фінансового характеру;  підписані претендентом попередження про встановлені законодавством України обмеження, пов'язані з прийняттям на державну службу та її проходженням, а також документ про ознайомлення із Загальними правилами поведінки державного службовця;  біографічна довідка, подання про призначення на посаду, картка погодження (у разі потреби);  погодження, передбачені законодавством для призначення на посади керівників відповідних органів; довідка про перебування у кадровому резерві (для осіб, зарахованих до кадрового резерву); направлення на роботу (для магістрів державного управління і випускників вищих навчальних закладів, які навчалися за кошти державного бюджету);  заява про участь у конкурсі, протокол (витяг з протоколу) конкурсної комісії (для осіб, які призначаються на конкурсній основі);  заява для проходження стажування на відповідній посаді, індивідуальний план стажування та доповідна записка про стажування з висновками керівника структурного підрозділу (для осіб, які проходили стажування);  заява щодо призначення на відповідну посаду;  письмова згода на проведення спеціальної перевірки; інформація про наявність (відсутність)  корпоративних прав; довідка про результати спеціальної перевірки або копія такої довідки, якщо спеціальна перевірка проводилася раніше;  інформація про працюючих у зазначеному органі близьких осіб, що передбачена ст.. 14 Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції».

Крім того, після призначення працівника на посаду державного службовця до особової справи додається також  наказ, розпорядження про призначення на посаду;  копії указів, постанов, наказів, розпоряджень органів вищого рівня про призначення (рішень про обрання) на посаду (у випадках, передбачених законодавством); текст Присяги, скріплений підписом державного службовця (для осіб, уперше прийнятих на державну службу); копії документів про надані пільги;  копія паспорта; копія військового квитка (для військовозобов'язаних);  опис документів особової справи.

            Таким чином, на підставі існуючих  документів відображається проходження державної служби. 

Крім того, до кожної особової справи працівника суду та суддів Ківерцівського районного суду приєднано копії розрахунків стажу, відпустки працівників суду за всі пропрацьовані періоди у Ківерцівському районному суді Волинської області. Документи особових справ суддів та працівників апарату суду  поновлюються один раз на п'ять років та щороку до 15 квітня переглядаються особові справи.

Загалом усі особові справи державних службовців ведуться відповідно до «Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади», що затверджений постановою КМУ від 25.05.1998 року № 731.   

На виконання вимог  реалізації Закону України «Про очищення влади» від  16.09.2014 року №  1682-VII, який набув чинності з  16.10.2014 року, у ввіреному суді голова суду Костюкевич О.К.   наказом  № 01-07 від 28.11.2014 року  прийняв рішення про початок проведення перевірки у даному органі і згідно цього наказу  установлено  днем початку проведення перевірки достовірності відомостей щодо застосування заборон, передбачених частинами третьою і четвертою статті 1 Закону України “Про очищення влади”  -  щодо голови Ківерцівського  районного суду Волинської області    Костюкевича О.К. 01.12.2014 року, а щодо суддів Ківерцівського районного суду  Поліщук Світлани Володимирівни, Підгорного Івана Івановича, Пономарьової Ольги Михайлівни; Корецької Вікторії Віталіївни - 05.12.2014 року.

Усі судді ввіреного суду подали заяви про не застосування щодо них заборон, які визначені частиною третьою або четвертою статті 1 Закону України  «Про «Очищення влади» і надали згоду на проходження перевірки та оприлюднення відомостей щодо себе  відповідно до вимог вищезазначеного Закону.

Таким чином, відносно вищезазначених суддів  були надіслані повідомлення до Мінюсту про початок проходження перевірки (відповідно до додатку 4 Порядку), а також   надіслані запити про проведення перевірки (за формою згідно з додатком 3 Порядку)  щодо цих осіб  компетентним органам, що проводять перевірку достовірності відомостей щодо незастосування заборон, передбачених частинами третьою і четвертою статті 1 Закону, перелік яких затверджений Кабінетом Міністрів України.

Усі матеріали перевірки, які надійшли до суду за п’ять місяців 2015 р до суду  додані до особової справи професійного судді, стосовно якого проводилась перевірка, як цього вимагає п. 15  ЗУ «Про очищення влади». 

Керівником апарату суду (щодо працівників суду) та головою суду (щодо суддів) видаються накази кадрового характеру, які класифіковано відповідно до Методичних рекомендацій. з питань : з основної діяльності (про затвердження посадових інструкцій, правил внутрішнього трудового розпорядку тощо), з особового складу тривалого строку зберігання (про прийняття на роботу, переведення, звільнення, присвоєння рангів, встановлення надбавок, відпуски за власний рахунок тощо), з особового складу тимчасового строку зберігання (відпустки, довгострокові відрядження (більше 2-х тижнів) та  короткострокові відрядження тощо), з адміністративно-господарських питань (про чергування, затвердження графіків прийому, про дисциплінарні стягнення тощо).          Також у 2015 році відокремлено реєструються накази голови суду та керівника апарату.

Реєстрація наказів ведеться у журналах реєстрації наказів відокремлено за видами та календарними роками. Оригінали наказів розташовані в номенклатурних справах у хронологічному порядку. Проекти наказів суду з кадрових питань  готуються  заступником керівника апарату суду. З текстом наказу працівник, щодо якого виданий наказ, ознайомлюється на звороті під підпис.

         Ведення та облік трудових книжок суддів та працівників апарату суду проводиться відповідно до вимог «Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників», затвердженої спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України  від 29.07.93 № 58. В суді ведеться книга обліку  руху трудових книжок та вкладишів до них. До трудових книжок відомості про призначення, звільнення, переведення, про заохочення, про присвоєння рангів вносяться вчасно та відповідно до наказів.

Трудові книжки усіх працівників Ківерцівського районного суду зберігаються у металевому сейфі, до яких вносяться записи відповідно до вищезазначеної Інструкції (призначення працівників, прийняття Присяги державного службовця, присвоєння рангів та інше). Також ведуться  журнали обліку трудових книжок та реєстрації особових справ (що  передбачено номенклатурою справ суду). Сторінки журналів пронумеровано, прошнуровано, скріплено підписом голови суду та печаткою.

Також взято до уваги лист ДСА України від 31.08.2012 року № 8-4754/12 , згідно якого у разі звільнення працівника до трудової книжки вносяться записи про час, тривалість та місце проходження підвищення кваліфікації, як пройшов працівник за останні 2 роки перед звільненням, відповідно до вимог вищезазначеної «Інструкції про порядок ведення трудових книжок».

Призначення на посади державних службовців проводиться  відповідно до Закону України «Про державну службу» від 16 грудня 1993 року N 3723-XII.

Проведення конкурсу на заміщення вакантних посад у суді здійснюється відповідно до «Порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців», затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 15.02.2002 № 169, «Загального порядку проведення іспиту на заміщення вакантних посад державних службовців», затвердженого наказом Головного управління державної служби України від 08.07.2011 № 164 та Порядку проведення іспиту кандидатів на заміщення вакантних посад державних службовців в Ківерцівському районному суді Волинської області, затвердженого наказом керівника апарату від 20.02.2014 № 01-08.05.

Для проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців розроблено відповідні комплекти екзаменаційних білетів для проведення іспиту на заміщення вакантних посад із врахуванням специфіки функціональних повноважень працівників апарату суду. Екзаменаційні білети затверджені головою конкурсної комісії.

Відповідно до Загального порядку проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов’язків і завдань, затвердженого  наказом Головного управління державної служби України від 31.10.2003 р. №122, постанови Кабінету міністрів України від 28 грудня 2000 р. № 1922 «Про затвердження Положення про проведення атестації державних службовців», Порядку проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов’язків і завдань, затвердженого наказом голови Ківерцівського районного суду від 27.01.2011 року № 01-06.18, Порядку проведення щорічної оцінки виконання керівниками апаратів місцевих та апеляційних судів та їх заступниками покладених на них обов'язків і завдань затвердженого наказом  Державної судової адміністрації України від 19 квітня 2011 р. № 354/к  та наказу керівника апарату суду від 17.02.2015 № 02-05.06  «Про проведення щорічної оцінки  виконання державними службовцями покладених на них обов`язків і завдань  за підсумками роботи у 2014 році» 03 березня 2015 року було проведено щорічну оцінку виконання державними службовцями суду покладених на них обов’язків та завдань. За результатами щорічної оцінки  виконання державним службовцями Ківерцівського районного суду Волинської області  покладених на них обов’язків і завдань за підсумками роботи у 2014 році – 11 державних службовців отримали підсумкову оцінку «добре».

У Ківерцівському районному суді відповідно до «Положення про формування кадрового резерву для державної служби»,  затвердженого постановою КМУ від 28.02.2001 року № 199 сформований кадровий резерв на посади державних службовців на 2015 рік, який затверджений наказом керівника апарату Щурук Л.С. та до якого на протязі 5 місяців вносилися зміни, які також затверджувалися  відповідними наказами керівника апарату суду. Станом на 01.06.2015 р. із внесеними доповненнями в кадровий резерв на посади державних службовців зараховано 8 осіб. 

            В суді сформована необхідна нормативно-правова база з питань кадрової роботи та державної служби, передбачена номенклатурна справа, в яку відповідальним працівником підшиваються нормативно-правові документи з питань організації кадрової роботи та державної служби, працює система комплексного інформаційного забезпечення „Ліга Закон”.

           В програму ЄДСК «Кадри» постійно вносяться всі зміни в особові картки державних службовців, які працюють у Ківерцівському районному суді,  та які були прийняті чи звільненні із займаних посад державних службовців. Звіт за формою № 1 «Кількісний склад державних службовців за категоріями» та електронні картки із внесеними змінами направляються до ТУ  ДСА України в Волинській області щоквартально 30 числа. Звіти подаються як у електронному так і в паперовому варіантах.

У зв’язку з набранням чинності 28 березня 2015 року Закону України ,,Про забезпечення права на справедливий суд’’ від 12 лютого 2015 року  № 192-VІІІ та відповідно до вимог Закону України ,,Про судоустрій і статус суддів’’, рішення зборів суддів Ківерцівського районного суду Волинської області № 8 від  15 квітня 2015 року шляхом таємного голосування судді Ківерцівського районного суду обрали головою суду суддю Костюкевича О.К. строком на 2 роки.  

Крім того, як уже зазначалось вище, у зв'язку з набранням чинності 28  березня 2015 року Закону України «Про забезпечення права на справедливий суд» від 12.02.2015 року № 192-VIII та відповідно  до вимог  статті 20 Закону України «Про судоустрій і статус суддів»   з  01 квітня 2015 року в штатний розпис Ківерцівського районного суду Волинської області  були внесені наступні зміни: виведено з штатного розпису 1 одиницю  «заступника голови суду» та введено відповідну посаду «судді».   

 В  зв’язку з цим, відповідно до п. 2.4  «Положення   про порядок виготовлення, обліку, видачі, заміни та знищення посвідчень суддів, суддів, яких призначено на адміністративні посади, суддів у відставці, народних засідателів та присяжних», що затверджено рішенням Ради суддів України від 25.04.2014 року № 23, на адресу ТУ ДСА України у Волинській області  була направлена  картка обліку даних судді встановленого зразка.

Щодо подання звітної інформації по кадрових питаннях, то звіти з кадрових питань подаються вчасно у встановлені графіками терміни. Також подаються до центру зайнятості звіти про зайнятість населення: Звіт про наявність вакансій (№3-ПН).

Також кадровими працівниками суду взято до уваги лист територіального управління ДСА України в Волинській області, який надійшов на електронну адресу суду 08.05.2015 року щодо подання повідомлень про прийняття працівника на роботу.  Таким чином,  у разі прийняття на роботу певного працівника, суд зобов’язаний  направити  відповідне повідомлення про прийняття працівника (ків)  до  територіального органу Державної фіскальної служби за місцем знаходження та в Луцьку об’єднану  державну податкову інспе4кцію ГУ ДФС у Волинській області.                              

За п’ять місяців 2015 року  судді Ківерцівського районного суду   пройшли навчання по підвищенню кваліфікації.

Так, суддя Корецька В.В. у період  з 26 по 27 лютого 2015  року  пройшла   тренінг для суддів  з медіації проекту «Підтримка розвитку медіації у восьми  судах  Волинської області як альтернативного  способу  вирішення конфлікту».

Крім того, судді  Корецька В.В. та Поліщук С.В. взяли  участі  у  семінарі  з вивчення чинного законодавства  та судової практики  з  суддями місцевих судів  Волинської області,   що  відбувся  12 березня 20-15 року  в приміщенні  апеляційного суду Волинської області

А голова суду Костюкевич О.К.  брав участь у одноденному семінарі на  тему ««Особливості та окремі види  судових експертиз»,  який проводився 27 квітня 2015 року  Львівським  регіональним відділенням  Національної школи суддів України.

На виконання ст. 12 Закону України “Про засади запобігання і протидії корупції” та ст. 13 Закону України «Про державну службу»  судді, державні службовці суду, в строк до 1 квітня 2015 року, подали  декларації про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру за 2014 рік, які в подальшому були приєднані до їх особових справ.

У зв’язку із змінами, внесеними  згідно  із Законом  України від 13.05.2014 року № 1261-VII,  які  набрали чинності  з 01.01.2015 року  перевірка достовірності зазначених у  декларації  відомостей  здійснюється  центральним  органом виконавчої влади, що реалізує  державну податкову політику. Для цього державні центральні органи протягом 10 днів з дня одержання  декларації від суб’єкта декларування  надсилають її копію до Державної фіскальної служби України.

Таким чином,    ввіреним судом в повному об’ємі були виконані  вищезазначені вимоги Закону  та всі декларації  суддів та державних службовців апарату суду  були скеровані  до Державної фіскальної служби України ( 04655 м. Київ, Львівсвька площа, 8).

Про виконання  організаційних заходів щодо забезпечення та достовірного подання державними службовцями Ківерцівського районного суду  декларацій  про майно, доходи, витрати  і зобов’язання фінансового характеру за 2014 рік  також було повідомлено ТУ ДСА України в Волинській області відповідним листом від 08.04.2015 року за № 02-13/ 1956  /15.  

А також в суді постійно ведеться робота із працівниками суду щодо запобігання і протидії корупції, головою суду затверджений план заходів на 2015 рік щодо запобігання і протидії корупції, звернено особливу увагу на звернення громадян, в яких вбачається порушення державними службовцями антикорупційного законодавства. На даний час порушень антикорупційного  законодавства  суддями та працівниками апарату суду не виявлено.

    Отже, виходячи із вище зазначеного можна зробити висновок, що ведення кадрового  діловодства  в Ківерцівському районному суді ведеться на належному рівні. Однак, з метою покращення якісного рівня кадрової роботи слід :

-  приділяти більше уваги особистому плануванню роботи, конкретно зазначити завдання та робити відмітки про хід їх виконання;

-    постійно вносити всі необхідні зміни у локальну систему «Картка» ЄДСК «Кадри», запроваджену Головдержслужбою України та раз у квартал інформувати ТУ ДСАУ в Волинській області;

- дотримуватись строків щодо своєчасного присвоєння чергових рангів державним службовцям та встановлення надбавок за вислугу років у державному органі.

В.о. голови суду                                                                                                О.М. Пономарьова

Некритюк, 216 40