Аналіз стану ведення кадрового діловодства в Ківерцівському районному суді Волинської області за 5 місяців 2016 року

                                                                                                               Аналіз

стану ведення кадрового  діловодства 

 в Ківерцівському  районному суді Волинської області

 за 5 місяців 2016 рік

На виконання постанови  колегії територіального управління державної судової адміністрації в Волинській області від 04 квітня 2008 року № 1 / 2 К Ківерцівським районним судом  проаналізовано стан ведення кадрового діловодства у суді за п’ять місяців 2016 року.

Ведення кадрового діловодства в Ківерцівському  районному суді Волинської області проводиться з дотриманням вимог Конституції України, Законів України «Про судоустрій і статус суддів», «Про державну службу» та інших нормативно-правових актів, що регламентують проходження державної служби в судових органах, Кодексу законів про працю та  Методичних рекомендацій щодо ведення обліку кадрів і кадрового діловодства в місцевих та апеляційних судах загальної юрисдикції, затверджених наказом ДСА України від 02.03.07 № 24.

В суді сформована необхідна нормативна база з питань кадрової роботи. В користуванні є двотомний довідник «Правове регулювання діяльності державних службовців України», довідник з кадрової роботи для керівників та спеціалістів апеляційних та місцевих судів загальної юрисдикції, працює система комплексного інформаційного забезпечення «Ліга Закон», а також є доступ до всесвітньої мережі Інтернет. Відповідальні працівники постійно слідкують за новелами та змінами в чинному законодавстві з питань кадрової роботи.

Робота з кадрами суду ведеться згідно плану роботи суду та плану роботи кадрової служби на рік та кожний квартал відповідного року.

Організаційне керівництво роботою кадрової служби  до 08.03.2016  року тимчасово  здійснювала керівник апарату суду Андрійчук О.М., оскільки керівник апарату Некритюк В.О.  згідно наказу в.о.голови суд від 14.09.2015 року  по 07.03.2016  року включно  перебувала у відпустці без збереження заробітної плати відповідно до статті 179 Кодексу законів про працю України на підставі довідки ЛКК  № 395 про потребу дитини у домашньому догляді,  виданої  Комунальним закладом «Ківерцівський районний центр  первинної медико-санітарної допомоги».

На керівника апарату  суду покладено обов’язок щодо  ведення кадрового діловодства в частині ведення кадрів щодо суддів, а на заступника керівника апарату Щурук Л.С.  покладено ведення кадрів щодо працівників апарату суду.  

Відповідно до штатного розпису на 2016 рік у ввіреному суді станом на 01.01.2016 року було 29 штатних одиниць. З них :  5 суддів, 18 державних службовців, та 6 - працівників суду (2,5 – службовці та 3,5 - робітники).

28 квітня 2016 року керівник апарату суду Некритюк В.О. прослухала  безкоштовний вебінар, присвячений впровадженню нового Закону «Про державну службу», який проводився головним редактором  газети «Держслужбовець».

У зв’язку з надбанням чинності  з 01 травня 2016 року  Закону України «Про державну службу» від 10.12.2015 року № 889  та згідно рекомендаційного листа  Міжрегіонального управління Національного агентства України з питань державної служби  у Волинській та Рівненській  областях (що надійшов на електронну адресу суду 13.05.2016 року)  ввіреним судом було  вжито ряд першочергових кроків щодо впровадження вищезазначеного Закону № 889.

По перше,  на виконання частини четвертої ст. 3 Закону № 889-VIII та постанови Кабінету Міністрів України від 6 квітня 2016 року № 271 «Про затвердження Критеріїв визначення переліку посад працівників державних органів, які виконують функції з обслуговування» (із змінами) Ківерцівським районним судом Волинської області було проаналізовано структуру суду, що  затверджена начальником Територіального управління           Державної судової адміністрації України в Волинській області  28 квітня  2016 року.

Детальний аналіз посадових інструкцій працівників ввіреного  суду показав, що їх посадові обов’язки і характер виконуваної ними роботи передбачає здійснення повноважень, безпосередньо пов’язаних з виконанням завдань і функцій визначених в Положенні про апарат Ківерцівського районного суду, що затверджене зборами  суддів  від 25 лютого 2015 року № 4.

       Таким чином,  30 травня 2016 року відповідним листом  було повідомлено Міжрегіональне управління Нацдержслужби у Волинській та Рівненській областях про те, що у структурі Ківерцівського районного суду відсутні посади, які згідно із затвердженими постановою Кабінету Міністрів України від 06 квітня 2016 року № 271 критеріями виконують функції з обслуговування.

          По друге,  31.05.2016 року наказом голови суду  був введений в дію штатний розпис суду станом на 01.05.2016 року  та усіх працівників апарату суду, за винятком суддів, було письмово повідомлено про зміну істотних умов праці відповідно до ст.. 32 КЗпП України.    

По третє, 06 травня 2016 року  усі помічники суддів, які перебувають у фактичних трудових відносинах з ввіреним судом, були також повідомлені  про зміну істотних умов праці у зв’язку з набранням з 01 травня 2016 року чинності Законом України від 10.12.2015 № 889-VIII «Про державну службу».  Оскільки, посада, яку вони  обіймали надавала їм статус державного службовця відповідно до Закону України від 16.12.1993 № 3723-ХII «Про державну службу», який втратив чинність з 01.05.2016 р.. Тобто, вони з 01.05.2016 року,  втратили  статус державного службовця на підставі частини третьої статті 3 та частини першої статті 92 Закону України від 10.12.2015 № 889-VIII «Про державну службу». У випадку відмови від продовження роботи у зв’язку зі зміною істотних умов праці, помічники суддів були повідомлені про те, що вони  будуть звільнені з роботи на підставі частини шостої статті 36 Кодексу законів про працю України.

          По четверте, кожному державному службовцю, який фактично працює,  були встановлені   надбавки за вислугу років на державній службі відповідно до ст.. 52 Закону України № 889  та приведено у відповідність ранги  державних службовців в межах категорії посад  державної служби категорії «В» відповідно до статті 39.

Станом на 01.06.2016 року у Ківерцівському районному суді є одна вакантна посада державного  службовця – це посада  секретаря судових засідань та 1 посада патронатної служби, тобто помічника судді.  

З 20-и державних службовців, які фактично перебувають у трудових відносинах з ввіреним судом,  1-а особа перебуває у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку – це секретар судових засідань Гриценя С.М., 2-є осіб перебувають у відпустці без збереження з/п  до досягнення  дітьми 4-х років – це секретар судових засідань Сорока І.Є. та помічник судді Ващук Л.М., а 1-а особа   перебуває  у відпустці без збереження з/п  до досягнення  дитиною 6-и років – це помічник судді Рудь Р.Г..

За кількісним та якісним складом в суді  станом на 01.06.2016 року працює: за статтю - 21 жінка (судді, державні службовці, працівники патронатної служби (помічники суддів),   службовці та робітники, але без урахування осіб, які перебувають у відпустці по догляду за дітьми) та 5 чоловіків (2 судді, 1 службовець та 2 працівники патронатної служби, тобто помічники суддів); за віком – до 30 років 6 осіб (державні службовці, службовці, працівники патронатної служби, тобто помічники  суддів);  з 30 до 40 років – 14 осіб (судді, державні службовці, службовці, працівники патронатної служби (тобто помічники  суддів), в тому числі з урахуванням осіб, які перебувають у відпустці по догляду за дітьми); з 40 до 50 років  -  3 особи (державні службовці); з 50 до 60 років – 6 осіб (судді, службовці та робітники), понад 60 років – 1 особа  (суддя).

За освітою станом на 01.06.2016 року (з врахуванням суддів, державних службовців, працівників патронатної служби, тобто помічників суддів, однак без врахування осіб, які перебувають у відпустці по догляду за дітьми та робітників)  - 19 осіб, які мають повну вищу освіту, 1 особа має базову вищу освіту, 2 особи мають  неповну вищу освіту, 2 особи з середньо-спеціальною освітою.

 На кожного державного службовця апарату суду  були заведені особові справи, які  до 01 травня 2016 року   велись згідно Порядку  ведення особових справ державних службовців, що затверджений постановою КМУ від 25.05.1998 року № 731. Таким чином, в кожній  особовій справі  державного службовця містились наступні  документи :  особова картка (форма П-2ДС) з відповідними додатками та фотокарткою розміром 4 х 6 сантиметрів;  копії документів про освіту (у тому числі про повну вищу освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації);  медична довідка про стан здоров'я за формою, встановленою МОЗ (у разі проходження особою спеціальної перевірки);декларація про майно, доходи, витрати і зобов'язання фінансового характеру;  підписані претендентом попередження про встановлені законодавством України обмеження, пов'язані з прийняттям на державну службу та її проходженням, а також документ про ознайомлення із Загальними правилами поведінки державного службовця;  біографічна довідка, подання про призначення на посаду, картка погодження (у разі потреби);  погодження, передбачені законодавством для призначення на посади керівників відповідних органів; довідка про перебування у кадровому резерві (для осіб, зарахованих до кадрового резерву); направлення на роботу (для магістрів державного управління і випускників вищих навчальних закладів, які навчалися за кошти державного бюджету);  заява про участь у конкурсі, протокол (витяг з протоколу) конкурсної комісії (для осіб, які призначаються на конкурсній основі);  заява для проходження стажування на відповідній посаді, індивідуальний план стажування та доповідна записка про стажування з висновками керівника структурного підрозділу (для осіб, які проходили стажування);  заява щодо призначення на відповідну посаду;  письмова згода на проведення спеціальної перевірки; інформація про наявність (відсутність)  корпоративних прав; довідка про результати спеціальної перевірки або копія такої довідки, якщо спеціальна перевірка проводилася раніше;  інформація про працюючих у зазначеному органі близьких осіб, що передбачена ст.. 14 Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції».

Крім того, після призначення працівника на посаду державного службовця до особової справи додавались  також  наказ, розпорядження про призначення на посаду;  копії указів, постанов, наказів, розпоряджень органів вищого рівня про призначення (рішень про обрання) на посаду (у випадках, передбачених законодавством); текст Присяги, скріплений підписом державного службовця (для осіб, уперше прийнятих на державну службу); копії документів про надані пільги;  копія паспорта; копія військового квитка (для військовозобов'язаних);  опис документів особової справи.

            Таким чином, на підставі існуючих  документів відображалось проходження державної служби. 

Крім того, до кожної особової справи працівника суду та суддів Ківерцівського районного суду приєднано копії розрахунків стажу, відпустки працівників суду за всі пропрацьовані періоди у Ківерцівському районному суді Волинської області.

На виконання вимог  реалізації  положень Закону України «Про очищення влади» від  16.09.2014 року №  1682-VII, який набув чинності з  16.10.2014 року, у ввіреному суді всі 22 державні службовці, які перебувають (перебували)  у фактичних трудових відносинах з ввіреним судом упродовж  2015-2016 рр.,  станом на 01 червня 2016 року пройшли перевірку, передбачену Законом України «Про очищення влади».

За результатами проведеної перевірки встановлено, що до вищезазначених осіб не застосовуються заборони, передбачені частиною  третьою/четвертою статті 1 Закону України "Про очищення влади".

Усі матеріали перевірки, які надійшли до суду у 2015 році та за п’ять місяців 2016 року  додані до особових  справ державних службовців, стосовно яких проводилась перевірка, як цього вимагає Закон України «Про очищення влади». 

Крім того, усі професійні судді ввіреного суду  Костюкевич О.К., Поліщук С.В., Пономарьова О.М., Корецька В.В. та Підгорний І.І.  у 2015 році пройшли перевірку, передбачену Законом України «Про очищення влади». В ході перевірки, також було встановлено, що до  вищезазначених осіб не застосовуються заборони, передбачені частиною  третьою/четвертою статті 1 Закону України "Про очищення влади", а усі матеріали перевірки додані до особових  справ суддів.  

Документи особових справ суддів та працівників апарату суду  поновлюються один раз на п'ять років та щороку до 15 квітня переглядаються особові справи.

Загалом усі особові справи державних службовців, до 01 травня 2016 року,  велись відповідно до «Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади», що затверджений постановою КМУ від 25.05.1998 року № 731.   

З  01 травня 2016 року,  у зв’язку з набранням чинності Закону України «Про державну службу» від 10.12.2015 року № 889,  ведення та зберігання особових справ державних службовців  здійснюється відповідно до Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, що затверджене наказом Національного агентства України з питань державної служби № 64 від 22.03.2016 року.

Особові справи суддів ведуться відповідно до  «Порядку формування, ведення, обліку та зберігання особових справ суддів», що затверджений наказом ДСА України № 97 від 20.05.2016 року.  

Керівником апарату суду (щодо працівників суду) та головою суду (щодо суддів) видаються накази кадрового характеру, які класифіковано відповідно до Методичних рекомендацій. з питань : з основної діяльності (про затвердження посадових інструкцій, правил внутрішнього трудового розпорядку тощо), з особового складу тривалого строку зберігання (про прийняття на роботу, переведення, звільнення, присвоєння рангів, встановлення надбавок, відпуски за власний рахунок тощо), з особового складу тимчасового строку зберігання (відпустки, довгострокові відрядження (більше 2-х тижнів) та  короткострокові відрядження тощо), з адміністративно-господарських питань (про чергування, затвердження графіків прийому, про дисциплінарні стягнення тощо).       Також у 2016 році відокремлено реєструються накази голови суду та керівника апарату.

Реєстрація наказів ведеться у журналах реєстрації наказів відокремлено за видами та календарними роками. Оригінали наказів розташовані в номенклатурних справах у хронологічному порядку. Проекти наказів суду з кадрових питань  готуються  заступником керівника апарату суду. З текстом наказу працівник (працівники), щодо якого (яких) виданий наказ, ознайомлюється (ознайомлюються)  під підпис.

         Ведення та облік трудових книжок суддів та працівників апарату суду проводиться відповідно до вимог «Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників», затвердженої спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України  від 29.07.93 № 58. В суді ведеться книга обліку  руху трудових книжок та вкладишів до них. До трудових книжок відомості про призначення, звільнення, переведення, про заохочення, про присвоєння рангів вносяться вчасно та відповідно до наказів.

Трудові книжки усіх працівників Ківерцівського районного суду зберігаються у металевому сейфі, до яких вносяться записи відповідно до вищезазначеної Інструкції (призначення працівників, прийняття Присяги державного службовця, присвоєння рангів та інше). Також ведуться  журнали обліку трудових книжок та реєстрації особових справ (що  передбачено номенклатурою справ суду). Сторінки журналів пронумеровано, прошнуровано, скріплено підписом голови суду та печаткою.

Також взято до уваги лист ДСА України від 31.08.2012 року № 8-4754/12 , згідно якого у разі звільнення працівника до трудової книжки вносяться записи про час, тривалість та місце проходження підвищення кваліфікації, як пройшов працівник за останні 2 роки перед звільненням, відповідно до вимог вищезазначеної «Інструкції про порядок ведення трудових книжок».

Призначення на посади державних службовців до 01.05.2016 року проводилось   відповідно до Закону України «Про державну службу» від 16 грудня 1993 року N 3723-XII.

Відповідно до Загального порядку проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов’язків і завдань, затвердженого  наказом Головного управління державної служби України від 31.10.2003 р. №122, постанови Кабінету Міністрів України від 28 грудня 2000 р. № 1922 «Про затвердження Положення про проведення атестації державних службовців», Порядку проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов’язків і завдань, затвердженого наказом голови Ківерцівського районного суду від 27.01.2011 року № 01-06.18, Порядку проведення щорічної оцінки виконання керівниками апаратів місцевих та апеляційних судів та їх заступниками покладених на них обов'язків і завдань затвердженого наказом  Державної судової адміністрації України від 19 квітня 2011 р. № 354/к  та наказу керівника апарату суду від 15.02.2016 № 02-05.01  «Про проведення щорічної оцінки  виконання державними службовцями покладених на них обов`язків і завдань  за підсумками роботи у 2015 році» (зі змінами і доповненнями) 25 лютого 2016 року було проведено щорічну оцінку виконання державними службовцями суду покладених на них обов’язків та завдань. За результатами щорічної оцінки  виконання державними службовцями Ківерцівського районного суду Волинської області  покладених на них обов’язків і завдань за підсумками роботи у 2015 році – 5-ь державних службовців отримали підсумкові оцінки «добре» та 5-ь  -  оцінку  «високі», а 5-ь державних службовців  не підлягали щорічній оцінці взагалі.  

У Ківерцівському районному суді відповідно до «Положення про формування кадрового резерву для державної служби»,  затвердженого постановою КМУ від 28.02.2001 року № 199 сформований кадровий резерв на посади державних службовців на 2016 рік, який затверджений наказом керівника апарату Андрійчук О.М. від 22.12.2015 року № 01-08.20 та до якого на протязі 5 місяців 2016 року були внесені зміни, які також затверджувалися  відповідним наказом керівника апарату суду.

Однак, в Законі України «Про державну службу» від 10.12.2015 року № 889, який набрав чинності 01.05.2016 року, відсутні такі поняття як «кадровий резерв».

При прийнятті на роботу працівників, кадровими працівниками суду, було  взято до уваги лист територіального управління ДСА України в Волинській області, який надійшов на електронну адресу суду 08.05.2015 року щодо подання повідомлень про прийняття працівника на роботу.  Таким чином,  у разі прийняття на роботу певного працівника, суд зобов’язаний  направити  відповідне повідомлення про прийняття працівника (ків)  до  територіального органу Державної фіскальної служби за місцем знаходження та в Луцьку об’єднану  державну податкову інспекцію ГУ ДФС у Волинській області.  

Відповідно до пункту 2 статті 24 Закону України "Про судоустрій і статус суддів", наказу  ДСА України  від 03.09.2015 року № 163 «Про  запровадження  інформаційно-аналітичної системи "Кадри-WEB" наказом голови суду від 07.09.2015 року  № 01-07.14  керівника апарату Некритюк В.О.  було  призначено особою, відповідальною за  ведення інформаційно-аналітичної системи "Кадри-WEB".

Станом на 06.04.2016 року  система  Кадри ВЕБ наповнена наступним чином: створено штатний розпис суду (апарат суду  та судді), внесено 10 особових карток.

Відповідно до пункту 6 розділу ІІ «Прикінцеві та перехідні положення» Закону України «Про забезпечення права на справедливий суд» Вища кваліфікаційна комісія суддів України забезпечує проведення первинного кваліфікаційного оцінювання суддів з метою прийняття рішень щодо можливості здійснення ними правосуддя у відповідних судах.   

Таким чином, суддівські досьє усіх  працюючих суддів ввіреного суду були передані до ТУ ДСА України в Волинській області  18 лютого 2016 року та прийняті завідувачем сектору кадрової роботи Корж Г.В.. 

В суді сформована необхідна нормативно-правова база з питань кадрової роботи та державної служби, передбачена номенклатурна справа, в яку відповідальним працівником підшиваються нормативно-правові документи з питань організації кадрової роботи та державної служби, працює система комплексного інформаційного забезпечення „Ліга Закон”.                                         

За п’ять місяців 2016 року  судді Ківерцівського районного суду   пройшли навчання по підвищенню кваліфікації.

Так, суддя Пономарьова О.М. у період з 02-03 лютого 2016 року  відвідала  семінар на тему: «Захист прав, гарантованих статтею 5 Європейської Конвенції з прав людини з огляду на рішення ЄСПЛ, зокрема за 2015 рік (Темченко, Чанєв, Баришевський, Хомуло, Подвезько, Малик, Галь проти України),» що проводився Львівським регіональним відділенням НШС України.

А суддя  Корецька В.В. у період  з 10 по 11 березня 2016  року взяла участь  у  семінарі  на тему «Забезпечення принципу гендерної рівності та недискримінації при здійсненні правосуддя», що також проводився  Львівським регіональним відділенням НШС України.

Голова суду Костюкевич О.К., у період з 18 по 20 квітня 2016  року  проходив  навчання по підготовці  голів та заступників голів місцевих загальних судів,  яке проводилось Національною школою суддів України у м. Києві.

Секретар судових засідань Хмілевська І.О.  з 03 по 08 квітня  2016  року проходила  підготовку секретарів судових засідань  місцевих загальних судів,  що проводилось Львівським  регіональним відділенням  Національної школи суддів України у м. Львів.

А помічника судді  Дідух О.В.у  з 18 по 22 квітня  2016  року брала участь  у підготовці помічників суддів місцевих загальних судів, який проводився Львівським  регіональним відділенням  Національної школи суддів України  у м. Львів.

Керівник апарату Некритюк В.О. 28 березня  2016 року у   м. Луцьку відвідала  семінар  на тему «Покращення рівня навиків спілкування та роботи працівників суду із людьми з інвалідністю», що також проводився Львівським регіональним відділенням Національної школи суддів України.  

На виконання вимог ст. 12 Закону України “Про засади запобігання і протидії корупції” та ст. 13 Закону України «Про державну службу» від 16.12.1993 року  судді, державні службовці суду, в строк до 01 квітня 2016 року, подали  декларації про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру за 2015 рік, які в подальшому були приєднані до їх особових справ.

У зв’язку із змінами, внесеними  згідно  із Законом  України від 13.05.2014 року № 1261-VII,  які  набрали чинності  з 01.01.2015 року  перевірка достовірності зазначених у  декларації  відомостей  здійснюється  центральним  органом виконавчої влади, що реалізує  державну податкову політику. Для цього державні центральні органи протягом 10 днів з дня одержання  декларації від суб’єкта декларування  надсилають її копію до Державної фіскальної служби України.

Таким чином,    ввіреним судом в повному об’ємі були виконані  вищезазначені вимоги Закону  та всі декларації  суддів та державних службовців апарату суду  були скеровані до місцевих відділів Державної фіскальної служби України за місцем реєстрації суб’єкта декларування.

Крім того, на виконання пункту 4.18 Положення про  порядок ведення суддівського досьє, усі копії декларацій  про майно, доходи,  витрати і зобов’язання фінансового характеру за 2015 рік  голови суду Костюкевича О.К.  та суддів ввіреного суду Корецької В.В., Поліщук С.В., Пономарьової О.М. та Підгорного І.І.  були  скеровані до Вищої кваліфікаційної комісії суддів України   для долучення до суддівських досьє. 

Крім того, у  суді постійно ведеться робота із працівниками суду щодо запобігання і протидії корупції, головою суду затверджений план заходів на 2016 рік щодо запобігання і протидії корупції, звернено особливу увагу на звернення громадян, в яких вбачається порушення державними службовцями антикорупційного законодавства. На даний час порушень антикорупційного  законодавства  суддями та працівниками апарату суду не виявлено.

Отже, виходячи із вище зазначеного можна зробити висновок, що ведення кадрового  діловодства  в Ківерцівському районному суді ведеться на належному рівні. Однак, з метою покращення якісного рівня кадрової роботи слід :  приділяти більше уваги особистому плануванню роботи, конкретно зазначити завдання та робити відмітки про хід їх виконання;

-   постійно вносити всі необхідні зміни у систему «Кадри-WEB»; дотримуватись  вірного обчислення стажу державної служби, стажу роботи на посадах патронатної служби, стажу роботи на посадах в органах  виконавчої влади та інших державних органах з метою встановлення  надбавки  за вислугу  років  на державній службі, надбавки  працівникам  патронатної  служби  та надбавки за вислугу років  працівникам органів виконавчої влади та інших  державних органів  працівників Ківерцівського районного суду Волинської області.

Голова суду                                                                                                О.К. Костюкевич

 Некритюк, 216 40