ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом в.о. голови суду

Ківерцівського районного суду Волинської області

№ 06/ 01-08 від 25.02.2021 р.

ПОЛОЖЕННЯ

про експертну комісію

Ківерцівського районного суду Волинської області 

1. Загальні положення

1.1. Положення про експертну комісію Ківерцівського районного суду Волинської області (далі – Положення) розроблено у відповідності до Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, ТИПОВОГО ПОЛОЖЕННЯ про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19.06.2013  № 1227/5 (зі змінами і доповненнями), Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої наказом ДСА України № 168 від 15.12.2011 року (зі  змінами  та доповненнями), та визначає завдання, права та обов'язки експертної комісії Ківерцівського районного суду Волинської області (далі – ЕК), а також організацію її роботи.

1.2. ЕК є постійно діючим органом Ківерцівського районного суду Волинської області (далі – суд).

1.3. У своїй діяльності ЕК керується Конституцією і законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Міністерства юстиції України та іншими нормативно-правовими актами, а також положенням про ЕК суду, затвердженим на підставі  Типового положення, Інструкцією з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом ДСА України № 814 від 20.08.2019 року (зі змінами і доповненнями), правилами, інструкціями і рекомендаціями Державної архівної служби України та цим Положенням.

1.4. Експертиза цінності документів суду, їх відбір для наступного зберігання здійснюються експертною комісією (далі - ЕК) суду.

1.5. Експертиза цінності документів суду, проводиться:

-у поточному діловодстві під час складання номенклатури справ, формування документів у справи і перевіряння правильності віднесення документів до справ;

-під час підготовки справ до наступного зберігання, у тому числі в складі НАФ.

2. Організація роботи експертної комісії

2.1. До складу ЕК суду, який затверджується головою суду, включаються керівник апарату суду, керівник канцелярії суду і архіву суду (особа, відповідальна за архів), працівники апарату суду, а також представники ЕПК (ЕК) державної архівної установи, у зоні комплектування якої перебуває відповідний суд. Голову та секретаря ЕК суду призначає голова суду.

2.2. У своїй діяльності ЕК суду керується Конституцією і законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції України, іншими нормативно-правовими актами. З питань організації та методики проведення експертизи цінності документів ЕК суду керується правилами, інструкціями і рекомендаціями Міністерства юстиції України.

2.3. ЕК суду працює відповідно до річного плану, який затверджується головою суду, і звітує перед ним про проведену роботу. Засідання ЕК суду проводяться не рідше одного разу на рік і вважаються правомочними, якщо на них присутні не менш як дві третини складу членів ЕК суду.

2.4. Рішення ЕК суду з проведення експертизи цінності документів суду приймається більшістю голосів, оформляється протоколом, який підписують голова ЕК (у разі його відсутності - заступник) і секретар ЕК, та набирає чинності з моменту затвердження протоколу засідання ЕК головою суду. У разі відмови голови суду затвердити протокол засідання ЕК суду з проведення експертизи цінності документів її голова може звернутися зі скаргою до Центральної експертно-перевірної комісії (далі - ЦЕПК) Державної архівної служби України, рішення якої є остаточним.

2.5. Секретар ЕК суду за вказівками її голови забезпечує скликання ЕК суду, складає протоколи засідань, доводить до відома структурних підрозділів і відповідних працівників апарату суду рішення ЕК, здійснює облік і звітність про її роботу, веде документацію ЕК суду і забезпечує її зберігання.

3. Завдання, права та обовʼязки експертної комісії

3.1. Завданням ЕК суду є організація та проведення експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві суду.

3.2. ЕК суду приймає рішення про схвалення та подання до експертно-перевірної комісії  (далі - ЕПК) державної архівної установи, архівного відділу міської ради проектів таких документів: описи справ постійного зберігання, внесених до НАФ, описи справ з особового складу, номенклатури справ, положення про структурні підрозділи та експертні комісії, акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, акти про вилучення документів з НАФ.

3.2. ЕК суду приймає рішення про :

-схвалення і подання до ЕПК державного архіву переліків проектів проблем (тем), науково-технічна документація яких підлягає внесенню до НАФ;

-схвалення описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, актів про невиправні пошкодження документів тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу);

-схвалення номенклатур справ, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання юридичних осіб, що належать до сфери управління органу вищого рівня та у діяльності яких не утворюються документи НАФ.

3.3. Для виконання покладених на ЕК суду завдань їй надається право:

-контролювати дотримання окремими працівниками апарату суду, відповідальними за організацію документів у діловодстві, установлених вимог щодо розробки номенклатур справ, формування справ, експертизи цінності документів, упорядкування та оформлення документів;

-вимагати від архіваріуса суду чи інших працівників апарату  розшуку відсутніх документів НАФ, документів тривалого зберігання, у тому числі документів з кадрових питань (особового складу), та письмових пояснень у випадках втрати цих документів;

-одержувати від керівника апарату суду, канцелярії та інших відповідальних працівників відомості та пропозиції, необхідні для проведення експертизи цінності документів;

-визначати строки зберігання документів, що не передбачені типовими та галузевими переліками видів документів із зазначенням строків їх зберігання, та погоджувати їх з ЕПК відповідного державного архіву або з ЕК органу вищого рівня (для юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ);

-заслуховувати на своїх засіданнях відповідальних працівників апарату суду про стан підготовки документів до архівного зберігання і забезпечення збереженості документів, про причини втрати документів; 

-запрошувати на засідання як консультантів в разі необхідності працівників Архівного відділу Луцької РДА;

-інформувати керівництво суду з питань, що входять до компетенції ЕК.

3.4. Експертна комісія зобов'язана:

– забезпечувати організацію, своєчасне і якісне виконання дорученої їм роботи;

– дотримуватися Конституції і законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, інших нормативних актів, Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом ДСА України № 814 від 20.08.2019 року (зі змінами і доповненнями), правил, інструкцій і рекомендацій Державної архівної служби України та цього Положення.

----------------------------------------------------------------------------------