ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказом керівника апарату

Ківерцівського районного суду

Волинської області № 18/01-09   від 19.03.2021 року

П О Л О ЖЕ Н Н Я

про архів Ківерцівського районного суду Волинської області

1. Загальні положення

1. Згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» у Ківерцівському районному суді Волинської області створено архів суду для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час його діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.

2. Архів Ківерцівського районного суду Волинської області (далі – Архів) входить до складу канцелярії суду, який діє на підставі Положення про архів, затвердженого керівником апарату суду після погодження з відповідною ЕПК (ЕК) державної архівної установи, архівного відділу міської ради.

3. У своїй діяльності Архів керується Конституцією і законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України; актами Кабінету Міністрів України; ТИПОВОГО ПОЛОЖЕННЯ про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 10.02.2012 № 232/5 (зі змінами і доповненнями); Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 року  № 1000/5 (зі змінами і доповненнями); Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої наказом ДСА України № 168 від 15.12.2011 року (зі змінами і доповненнями), іншими нормативно-правовими актами та положенням про архів.

4. Архів працює відповідно до річного плану, який затверджує голова суду, і звітує перед ним про проведену роботу.

5. Обов'язки архіваріуса визначаються посадовою інструкцією, яка затверджується керівником апарату суду.

6. Основними завданнями архіву є:

- приймання від структурних підрозділів суду та зберігання архівних документів з різними видами матеріальних носіїв інформації;

- контроль за станом зберігання та правильністю оформлення документів у структурних підрозділах організації;

- участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ Ківерцівського районного суду Волинської області, перевіряння відповідності формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою;

- ведення державного обліку документів Національного архівного фонду та щорічне подання відомостей про їх кількість за формою, встановленою Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими Наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015р. № 1000/5, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 22.06.2015року за № 736/27181 (далі -Правила), відповідній державній архівній установі, архівному відділу міської ради;

- проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії організації проектів описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, актів про вилучення документів з Національного архівного фонду, актів про невиправні пошкодження документів Національного архівного фонду, актів про невиправні пошкодження документів тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу);

- підготовка, передавання та транспортування (за рахунок суду ) документів Національного архівного фонду до Державного архіву Волинської області;

- організація користування архівними документами, відповідно до Правил;

- участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників апарату Суду, які відповідають за роботу з документами.

7. Для виконання покладених на архів завдань йому надається право:

- вимагати від працівників апарату Суду  передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;

- повертати працівникам апарату Суду на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;

- надавати працівникам апарату Суду рекомендації з питань, що входять до

компетенції архіву;

- запитувати від працівників апарату Суду відомості, необхідні для роботи;

- інформувати керівника апарату суду про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;

- брати участь у нарадах, що проводяться в суді, в разі розгляду на них питань роботи з документами.

8. Порядок взаємодії архіву з іншими працівниками апарату Суду чи/або структурними підрозділами Суду (у разі їх створення) визначається керівником апарату суду.

Відповідальним за виконання покладених на архів завдань і функцій є

архіваріус суду.

9. До складу документів архіву входять:

- документи з паперовою основою, внесені до Національного архівного фонду, тривалого (понад 10 років) зберігання, створені Судом та документи з кадрових питань (особового складу);

- науково-технічна документація, аудіовізуальні та електронні документи, створені Судом  або одержані ним  на законних підставах;

-  фонди особового походження працівників організації, які відіграли певну роль в історії розвитку тієї чи іншої сфери життєдіяльності країни або її окремого регіону;

- документи з різними видами матеріальних носіїв інформації організацій - попередників та підпорядкованих організацій, що ліквідовані;

- друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архіву Суду;

- довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

Документи з різними видами матеріальних носіїв інформації повинні зберігатися в архіві Суду окремо.

10. Документи з паперовими носіями інформації передаються в упорядкованому стані до архіву Суду через два роки після завершення їх ведення у діловодстві відповідно до вимог, встановлених Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 року № 1000/5 (зі змінами і доповненнями);

Науково-технічна документація передається до архіву Суду у порядку, встановленому державними стандартами України.

Аудіовізуальні документи передаються до архіву Суду одразу після завершення їх виробництва.

Електронні документи передаються до архіву Суду відповідно до вимог, встановлених Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198.

СХВАЛЕНО                                                    ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання ЕК                                  Протокол засідання ЕК

Ківерцівського районного суду                       Архівного відділу Луцької

Волинської області                                        РДА 

«03» березня 2021 року  № 02                       «11» березня 2021 року  № 01

-----------------------------------------------------------------------------------